Assistenz (m/w/d) - Teilzeit

Wer wir sind

AMAI ist der Spezialist für maßgeschneiderte KI-Beratung und -Lösungen in Europa. Unser Motto: „AMAI – Your Guide to AI. Expertise from Strategy to Code." Bei uns arbeitest du in einem inspirierenden Umfeld, in dem du deine organisatorischen Fähigkeiten direkt in sichtbare Erfolge verwandeln kannst.

Du hast Freude an vielseitigen Assistenz-Aufgaben und möchtest in einem innovativen Umfeld die Geschäftsprozesse eines KI-Unternehmens unterstützen? Du arbeitest gerne strukturiert und eigenverantwortlich? Dann bist du bei uns genau richtig!

Was du machst

• Buchhaltung & Finance: Unterstützung bei der Rechnungsstellung, Überwachung des Zahlungseingangs, Pflege von DATEV, Abstimmung mit Steuerberater und Lohnbuchhaltung – dabei nutzt du moderne KI-Tools zur Effizienzsteigerung
• Office-Management: Organisation des Büroalltags, Bestellwesen, Verwaltung von Büromaterialien und -ausstattung, Koordination von Terminen und Meetings
• Administrative Unterstützung: Erstellung und Pflege von Dokumenten, Unterstützung bei Präsentationen, Datenpflege in verschiedenen Systemen – mit Unterstützung von KI-basierten Automatisierungstools
• Kommunikation & Koordination: Erste Ansprechperson für externe Anfragen, Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen, Unterstützung bei der Organisation von Events und Meetings
• Projektunterstützung: Administrative Begleitung von Projekten, Dokumentation von Prozessen, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Analysen unter Einsatz von KI-gestützten Analyse-Tools

Was du mitbringst

• Verfügbarkeit für 15-20 Stunden pro Woche in Teilzeit
• Erfahrung im Bereich Assistenz, Buchhaltung oder Office-Management, idealerweise in einem dynamischen Umfeld (Start-up, Agentur o. Ä.)
• IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Teams, MS Office (insbesondere Excel) und gängigen Buchhaltungssystemen
• Offenheit und Interesse für den Einsatz von KI-Tools zur Optimierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen
• Organisationsstärke und analytisches Denkvermögen für Recherche-Aufgaben
• Freude an vielseitigen administrativen Tätigkeiten und Hands-on-Mentalität
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit hoher Zuverlässigkeit und Genauigkeit
• Verständnis für administrative Abläufe wie Buchhaltung, Rechnungswesen oder DATEV (von Vorteil)
• Eine strukturierte, detailorientierte Arbeitsweise mit Blick für Zahlen und Daten
• Offenheit, pragmatische Lösungen zu finden und Prozesse zu optimieren
• Sehr gute Deutsch- (mind. C1) und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein Gespür für Prioritäten in einem wachsenden Unternehmen

Was wir bieten

• Arbeiten in einem zukunftsgerichteten Unternehmen mit Fokus auf Machine Learning & KI – und der Chance, die organisatorischen Grundlagen dieser Innovation mitzugestalten
• Lernen und Weiterbildung im Umgang mit KI-Tools: Du erhältst die Möglichkeit, direkt von unseren KI-Experten zu lernen, wie du KI effektiv in deinen Arbeitsprozessen und im Alltag einsetzen kannst
• Eine faire Bezahlung mit flexiblen Arbeitszeiten, die eine ausgewogene Work-Life-Balance ermöglichen
• Großen Gestaltungsspielraum und eigenverantwortliches Arbeiten, um Prozesse aktiv zu optimieren
• Firmenevents wie Spielenachmittage, After-Work-Drinks und Weihnachtsfeiern, um das Team zu stärken und den Zusammenhalt zu fördern
• Die Wahl zwischen Home Office oder einem zentralen Büro in Karlsruhe mit kostenlosen Getränken, Snacks und Obst

Du bist bereit, in einem innovativen Umfeld Verantwortung zu übernehmen und die organisatorischen Prozesse unseres Unternehmens zu gestalten? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Sende uns einfach deinen Lebenslauf und gerne ein kurzes Anschreiben an Kieu Anh Nguyen unter career@am.ai. Falls du Fragen hast, kannst du dich jederzeit direkt melden.